أنواع السجلات الإدارية
تمثل السجلات الإدارية مجموعة من الوثائق والمستندات غير المتداولة الخاصة بمؤسسة أو منظمة أو شركة معينة. تشمل هذه السجلات كافة المواد والبيانات الواقعية والتقنية والعلمية التي يعتمد عليها أصحاب العمل أو الإداريون في اتخاذ القرارات. كما يتم تجميع السجلات الإدارية لأغراض تنظيمية متعددة.
فئات السجلات الإدارية
تتضمن السجلات الإدارية مجموعة متنوعة من الأنواع، وهي كما يلي:
- سجلات السياسة
تشمل هذه السجلات الوثائق المتعلقة بالمنظمة مثل الخطط والأساليب والتقنيات والقواعد التي تعتمدها الشركة لتنفيذ مسؤولياتها وأعمالها، ويمكن تقسيمها إلى ثلاث فئات رئيسية:
- الوثائق التنظيمية
تتضمن الميزانيات وسجلات تخطيط الميزانية، والسجلات المالية، والمخططات التنظيمية والوظيفية.
- المستندات الحاكمة
تشمل الكتيبات والتوجيهات والأوامر والتفسيرات الصادرة عن المستوى الإداري الأعلى، بالإضافة إلى ملفات المراسلات الخاصة بالمسؤولين رفيعي المستوى، واللوائح، والتعاميم، والتعليمات، والمذكرات والتقارير التي تحدد مسار العمل، ودراسات الموظفين أو التقارير الخاصة المرتبطة بأساليب العمل والأداء.
- وثائق الإبلاغ
تتضمن التقارير السنوية، والتقارير الدورية أو الموجوزة، والتقارير الخاصة، ومحاضر جلسات الاستماع، ومحاضر الاجتماعات والمؤتمرات، وتاريخ الوكالة.
السجلات التشغيلية
تُعتبر السجلات التشغيلية ضرورية لتنفيذ السياسات والإجراءات والعمليات الإدارية. تشمل هذه السجلات التفويضات والسجلات الإجرائية والتوجيهية. فالقيمة التشغيلية تعني الفائدة التي يقدمها السجل في إدارة أعمال الشركة أو المنظمة.
سجلات التوظيف والمراسلات
تشمل سجلات الموظفين القدامى في المؤسسة، والتي تضمن الحقوق القانونية المرتبطة بالتوظيف، إلى جانب سجلات الرواتب. أما سجلات المراسلات، فهي تتضمن الرسائل والتعاميم والمذكرات والإخطارات.
السجلات المحاسبية
تشير السجلات المحاسبية إلى تلك المتعلقة بالمعاملات المالية، مثل الإيصالات النقدية، وقسائم الإيداع، وسجلات المبيعات، وبيانات الأرباح أو الخسائر، والميزانيات العمومية.
السجلات القانونية
تُعتبر السجلات القانونية تلك التي تلبي المتطلبات القانونية للمؤسسة، حيث تحافظ على الإجراءات القانونية وتساهم في تلبية المتطلبات القانونية. تشمل هذه السجلات مستندات عقد التأسيس، والنظام الأساسي، والقواعد، واللوائح الحكومية وغيرها.
سجلات التقدم
تُعرف السجلات التي تقدم معلومات حول تقدم المؤسسة أو القسم باسم “سجلات التقدم”. تشمل هذه السجلات بيانات المبيعات، والمشتريات، والتكاليف، والميزانيات، والسيولة.
السجلات المالية
تشير السجلات المالية إلى تلك التي تحمل قيمة مالية ترتبط بالمعاملات المالية للشركة. قد تتضمن هذه السجلات الميزانيات، وكشوف المرتبات، والسجلات المحاسبية، وهي ضرورية لتوثيق إنفاق الأموال العامة وتلبية متطلبات التدقيق.
السجلات الإلكترونية
تشمل السجلات الإلكترونية تلك التي تُنشأ من خلال وسائل الاتصال الإلكترونية، مثل الفاكس والبريد الإلكتروني، والرسائل الإلكترونية المرسلة أو المستلمة في سياق إدارة الأعمال.
سجلات متنوعة
تُعرف السجلات التي لا تنضوي تحت الأنواع المذكورة أعلاه بالسجلات المتنوعة، والتي ترتبط بتوسيع وتنويع الأنشطة الأخرى للشركة، ولا تصنف ضمن فئة معينة.
