أهداف التقرير الإداري
يسعى التقرير الإداري لتحقيق مجموعة من الأهداف الهامة، ومن أبرزها ما يلي:
الحفاظ على العلاقات
تساهم التقارير الإدارية في الحفاظ على العلاقات داخل المنشأة وتعزيز الشفافية، حيث يكون لدى كل فرد معرفة واضحة بالمسؤوليات والحقوق. كما أن هذه التقارير تعزز رضا جميع المعنيين بمحتوى التقرير، سواء كانوا من داخل المؤسسة أو خارجها.
السيطرة
تساعد التقارير الإدارية الإدارة في ممارسة السيطرة الفعالة، مما يمكنها من إجراء المقارنات بين الأهداف المحققة والأهداف المرسومة، وهذا يضمن استمرارها في نطاق آمن يمكنها من اتخاذ الإجراءات المناسبة عند الحاجة.
التقويم
تمكن التقارير الإدارية الإدارة من تقييم الأخطاء ونقاط الضعف السائدة في المنشأة، حيث توفر لها معلومات مستمرة عن أحدث التطورات. كما تساعد الإدارة في التعرف على التحديات والعقبات، مما يمكنها من التصرف بشكل مناسب تجاهها.
التخطيط
تدعم التقارير الإدارية الإدارات المختلفة في تعزيز كفاءة عمليات التخطيط، حيث تقدم المعلومات والبيانات الضرورية في الوقت المناسب. وهذا يمكن الإدارة من تعديل الخطط بما يتناسب مع الأهداف المرجو تحقيقها.
تعريف التقرير الإداري
يمكن تعريف التقرير الإداري بأنه وسيلة اتصال رئيسية تُستخدم لنقل المعلومات ومشاركتها بين مختلف المستويات الإدارية، وبشكل خاص من المستويات العليا إلى السفلى. يتكون التقرير من مجموعة من الحقائق والبيانات الهامة، ويعرض بطريقة سهلة الفهم، وقد يُقدم التقرير بشكل مكتوب أو شفوي، أو باستخدام أدوات بصرية.
تتعدد أنواع التقارير الإدارية بناءً على المصدر الذي يعدها، والقسم الموجهة إليه، بالإضافة إلى الهدف المرجو تحقيقه. تشمل هذه الأنواع التقارير الخاصة بالمهام اليومية، التقارير المالية، وتقارير المبيعات، وغالباً ما تتطور هذه التقارير من تقرير يتم إعداده بشكل فردي إلى تقارير متكاملة على مستوى القسم أو المؤسسة، لتصل في النهاية إلى تقرير يجمع كافة المعلومات لمراجعة الإدارة العليا.
خصائص التقرير الإداري
يتسم التقرير الإداري الجيد بعدد من الخصائص التي تجعله قادراً على تحقيق الأغراض المرجوة، ومن هذه الخصائص:
- أن يكون محدداً لهدف واحد ومناقشة هذا الهدف بعمق من كافة الجوانب.
- أن يكون واضحاً ومباشراً، مع تجنب استخدام اللغة الأدبية والاستعارات، بحيث يتم توضيح الأمور بمسمياتها الحقيقية.
- أن يتسم بالموضوعية والابتعاد عن التحيز قدر المستطاع.
- أن يحتوي على معلومات سهلة القياس، بحيث يمكن تحويلها إلى بيانات ذات قيمة بشكل يسير.
- أن يكون دقيقاً ويبتعد عن المعلومات المجهولة أو المشكوك في صحتها.
- أن يكون سهل الفهم، مع إمكانية استخدام أدوات حديثة مثل الرسوم البيانية والجداول.
- أن يعتمد على مقارنات تخرج بفائدة فعلية للمؤسسة.
خطوات كتابة التقرير الإداري
هناك مجموعة من الخطوات لكتابة التقرير الإداري بلغة سهلة ومفهومة وتحقيق الهدف من التقرير، وهي كالتالي:
- تحديد هدف التقرير والغرض من إعداده، وجمع المعلومات اللازمة.
- تحديد مصادر المعلومات التي ستُستخدم لإعداد التقرير.
- تجهيز فريق العمل وتوزيع المهام في حال كان التقرير معداً بشكل جماعي.
- تحديد معايير التقرير والأهداف المطلوبة وخصائصه، مثل طبيعته إن كانت مكتوبة أو مرئية، ثم تحديد التفاصيل مثل نوع الخط وحجمه.
- اختيار المراجع المعتمدة في إعداد التقرير.
- تحديد موعد لإنجاز التقرير وتسليمه، والسعي لتسليمه قبل انتهاء المهلة المحددة.